Sistemas de información informáticos: qué son y para qué sirven

 ¿Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un sistema social, tecnológico y organizacional que trata la información. Entre sus cometidos están la recopilación, procesado, almacenamiento y distribución de información. Dependiendo del campo de aplicación, la definición puede variar. Estos sistemas son de interés tanto en el mundo corporativo como en las ciencias de la computación, análisis de datos, ingeniería de telecomunicaciones y otras ramas del conocimiento.

Por lo general, los elementos que componen un sistema de información son debatidos. Algunos estudiosos se limitan a listar procesos, usuarios, estructuras y tecnología. Otros académicos hacen distinciones sobre los límites del SI, los procesadores implicados, las entradas y salidas de información, así como las unidades de almacenamiento y las vías de telecomunicación afectadas. Incluso hay quien define los SI como la agrupación de sistemas de información, sistemas de computación, sistemas de telecomunicación y procesos corporativos.

Para simplificar, en este artículo se toma la definición clásica de Silver, Markus y Beath (1995) —hardware, software, datos, usuarios y procesos—, expandida para incluir las redes de telecomunicación, como internet.

Componentes de un sistema de información

Los sistemas de información se analizan con empeño en la informática de negocios. Para conocer en detalle el funcionamiento del sistema, es necesario conocer cómo interactúan los diferentes componentes del sistema entre sí.

El hardware incluye los diferentes equipos físicos necesario para la corporación. Así, entran en esta categoría no solo los PC, sino también servidores, dispositivos de almacenamiento, periféricos especializados y elementos de comunicación. También los consumibles; la tinta y el papel en una imprenta se asocian a su SI, lo mismo pasa con el ácido poliláctico o la proteína texturizable en el caso de las compañías que operan impresoras 3D para crear piezas de plástico o comida, respectivamente.

El software acoge todos los programas, apps y código empleado para que el SI funcione correctamente. También se considera parte del software los manuales, instrucciones y documentación en formato físico que garantizan el buen hacer del sistema de información.

Los datos son valores medidos o comprobados que el sistema emplea para generar información útil. Los datos se almacenan en dispositivos, ya sea en un formato apto para máquinas —bits—, ya sea en un formato apto para humanos —texto, imágenes, etc.—.

Los procesos son cada uno de los métodos que administran cómo funciona el SI. Los procesos están profundamente ligados a los usuarios: dictaminan qué acciones ejecutan las personas dependiendo del estado en el que se encuentre el sistema de información en un instante dado.

Los usuarios son las personas que interaccionan con el sistema de información, independientemente del cargo que ostenten dentro de la organización. Por ende, tanto el consumidor final —si es que interactúa con el SI— como el personal contratado por la empresa forman parte del sistema de información y han de considerarse al tomar decisiones sobre este.

Las redes son las interacciones entre usuarios y datos. Estas redes pueden presentarse de diferentes maneras, pero internet suele ser la más usual. Un SI no requiere este componente estrictamente; no obstante, es lo más habitual que forme parte del conjunto.

En definitiva, los componentes de un sistema de información son hardware, software, datos, procesos, usuarios y redes.

Clasificación tradicional de los sistemas de información

Tradicionalmente, los cuatro tipos principales de sistemas de información estaban estrechamente relacionados con la jerarquía organizativa dentro de la empresa. Estos SI todavía tienen cabida en la estructura organizativa moderna, aunque muchos otros han aparecido en las últimas décadas para solventar problemas concretos. Los cuatro tipos fundamentales son:

• Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

• Sistemas de información gerencial (SIG o MIS)

• Sistemas de soporte a las decisiones (DSS)

• Sistemas de información ejecutiva (EIS) o sistemas de soporte ejecutivo (ESS)

Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS)

Los sistemas de procesamiento de transacciones operan con transacciones en vez de con un sistema por lotes o mediante computación en tiempo real. Su rendimiento se mide en número de transacciones gestionadas por unidad de tiempo. En cualquier caso, no es el único factor que se considera para saber si un TPS es bueno, también se atiende a:

• Fiabilidad y funcionamiento continuo ininterrumpido

• Integridad de los datos e inflexibilidad

• Procesamiento controlado

• Capacidad de expansión del SI por módulos.

• Estructura de las bases de datos: jerárquicas, relacionales o redes

Estos sistemas forman parte de nuestro día a día, pero a menudo pasan desapercibidos. Los TPS gestionan nuestras compras en línea, las reservas en los organismos públicos o la cadena de acciones que controlan la salida y llegada de un correo electrónico.

Sistemas de información gerencial (SIG o MIS)

Los sistemas de información gerencial se usan para coordinar, controlar y analizar la información procesada. Además, los SIG son los encargados de presentar esta información de modo que sea fácilmente interpretable por los usuarios. El objetivo de los SIG es poner en valor la información que la corporación posee.

Los sistemas de información gerencial pueden clasificarse a su vez en:

• Sistemas de información mercadotécnica

• Sistemas de información contable

• Sistemas de administración de recursos humanos

• Sistemas de automatización ofimática

• Sistemas de administración escolar

• Sistemas de planificación de recursos empresariales

• Bases de datos locales

El uso de SIG en la empresa aumenta la eficiencia operativa, la ventaja competitiva sobre rivales, la calidad y velocidad con la que se toman decisiones informadas, la capacidad de autocrítica y la disponibilidad de la información clientelar. Así, se usan en la administración de las cadenas de suministro, en la gestión de relaciones clientelares, en la gestión del conocimiento y en otros sistemas empresariales.

Un SIG que todos sabemos apreciar es el que garantiza que las nóminas lleguen correctas mes a mes. Es solo uno de los ejemplos que nos rodean.

Sistemas de soporte a las decisiones (DSS)

Como su nombre indica, los sistemas de soporte a las decisiones son SI orientados a la toma de decisiones. Estos programas suelen ser empleados por gerentes de alto nivel dentro de las corporaciones. ¿El objetivo?: resolver problemas poco estructurados, combinar análisis y datos, y proporcionar capacidad de interacción, flexibilidad y adaptabilidad a la empresa.

Los DSS hacen uso de la inteligencia colectiva de la entidad, analizan la relevancia y clasifican los datos de entrada, con especial atención a los de larga estela —aquellos que no están representados entre los más habituales.

Los sistemas de soporte a las decisiones se pueden dividir en activos, pasivos y basados en comunicación si se atiende a cómo interactúan con el usuario. Además, dependiendo de la forma en que trabajen, se pueden clasificar en:

• DSS potenciados por comunicaciones

• DSS potenciados por datos

• DSS potenciados por conocimientos

• DSS potenciados por documentos

• DSS potenciados por modelos

En la actualidad, los DSS se emplean para ofrecer apoyo durante el proceso de diagnóstico médico, para establecer planes de emergencias ante eventos catastróficos, para estudiar cómo responder a agresiones foráneas en defensa y, por supuesto, para tomar decisiones informadas en las grandes empresas.

Sistemas de información ejecutiva (EIS) o sistemas de soporte ejecutivo (ESS)

Los sistemas de información ejecutiva no son muy diferentes a los sistemas de información gerencial, solo que se emplean en las cúpulas directivas de las corporaciones. En este nivel, el énfasis sobre la presentación de los datos es aún mayor. Los pros de los EIS son:

• Asequibilidad para usuarios con cualquier nivel de conocimientos informáticos

• Herramientas de inspección de datos para consultar los gráficos presentados en pantalla

• Mejora de la comprensión de los datos que representan

• Dinamización de la toma de decisiones gracias a su funcionamiento en cuasi tiempo real

• Mayor trazabilidad y seguimiento de la información, sus orígenes, rutas y destinos

• Optimización de la toma de decisiones en niveles directivos

De entre todos los SI expuestos en estas secciones, los sistemas de información ejecutiva suelen ser los más avanzados técnicamente, pues pequeñas mejoras marginales en el software repercuten de forma masiva en el rendimiento económico de la corporación,a modo de efecto bola de nieve. Así, los modelos más modernos ya usan IA, realidad aumentada (AR) y realidad virtual (VR) para mejorar la presentación y visualización de la información.

Sistemas de información modernos

Los sistemas de información informáticos están en constante evolución por su importancia para la economía actual, más conectada y basada en la información que nunca. Así, algunos otros SI han surgido recientemente. Es el caso de:

• Sistemas inteligentes

• Plataformas de computación

• Repositorios de datos corporativos

• Gestores de procesos empresariales

• Plataformas de desarrollo de código de bajo nivel

• Herramientas de gestión del ciclo de vida del producto

• Sistemas de administración de la configuración del software

• Sistemas de prevención de intrusiones

• Sistemas de información geográfica

• Sistemas de información multimedia

• Motores de búsqueda

• Etcétera

Resumen sobre los sistemas de información informática

Los sistemas de información informática o sistemas de información (SI) están compuestos por hardware, software, datos, procesos, usuarios y redes. Se emplean en ambientes empresariales para alcanzar los objetivos de la corporación.

Históricamente, se han clasificado en sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información gerencial, sistemas de soporte a las decisiones y sistemas de información ejecutiva, estando vinculados a trabajadores, gerentes de bajo nivel, gerentes de medio o alto nivel, y ejecutivos, respectivamente.