Hojas de cálculo de Google ofrece muchas funciones que ofrecen la mayoría de las herramientas de hojas de cálculo premium, pero de forma gratuita. Una de esas características es la capacidad de ver, editar y eliminar el historial de versiones.
Debido a la facilidad de uso que proporciona Hojas de cálculo de Google, más personas se están moviendo para adoptar el conjunto de aplicaciones de Office de Google que para usar software como Excel. Pero, a veces, las funciones pueden ser un poco diferentes de lo que los usuarios están acostumbrados. Esta guía cubrirá el historial de versiones de Google Sheets y todo lo que es capaz de hacer.
¿Por qué usar el historial de versiones?
Cuando varios empleados abordan la misma hoja de cálculo, es probable que haya errores debido a la falta de comunicación entre los empleados. Estos errores podrían causar interrupciones en hojas de cálculo confidenciales que contienen información financiera. Cuando esto sucede, es muy beneficioso tener copias de seguridad a las que pueda volver.
Es posible que también haya cometido errores en su trabajo, pero no pueda identificar exactamente qué salió mal. Poder abrir una versión anterior de una hoja de cálculo puede ser un salvavidas absoluto. Esto puede ser fundamental si es un empresario independiente que utiliza Hojas de cálculo de Google .
¿Qué es el historial de versiones de Hojas de cálculo de Google?
Google agregó una función que guarda todos los cambios realizados en un documento. Incluso se documenta un cambio tan pequeño como una coma, y esta función está disponible en la mayoría de los servicios del conjunto de aplicaciones de Google.
Como Google Docs y Google Sheets son servicios basados en la nube, las copias de seguridad se realizan casi instantáneamente y se puede acceder a ellas en cualquier momento, siempre que tenga una conexión a Internet.
Solo el propietario de la hoja de cálculo puede ver estos cambios y las personas a las que el propietario otorga acceso de edición. Las personas con acceso de solo lectura a la hoja de cálculo no pueden ver ni realizar cambios en el historial de versiones. Esto es principalmente una función de privacidad.
La función de historial de versiones en Hojas de cálculo de Google elimina la necesidad de hacer varias copias de la misma hoja de cálculo en el hardware local. Simplemente puede acceder al historial de versiones y encontrar la versión particular que está buscando.
Cómo ver y editar el historial de versiones en Google Sheets
Antes de ver o editar el historial de versiones, asegúrese de haber realizado suficientes cambios para que Hojas de cálculo de Google cree un registro de estos cambios. No podrá ver el historial de versiones en una hoja de cálculo nueva. Antes de comenzar, cargue su hoja de cálculo.
Estos son los pasos que debe seguir para verificar el historial de versiones en Hojas de cálculo de Google
- Navegue hasta Archivo en la barra de menú.
- Seleccione Historial de versiones . Esto abrirá otro submenú.
- Allí, haz clic en Ver historial de versiones . Esto mostrará una barra lateral hacia el lado derecho de la pantalla con una lista que contiene todas las versiones de la hoja de cálculo.
- Haga clic en los tres puntos al lado del nombre de la versión.
- Para versiones anteriores, haga clic en Restaurar esta versión y Google Sheets volverá a cargar la página con la versión anterior de la hoja de cálculo.
- Haga clic en Archivo en la barra superior.
- Elija Historial de versiones .
- Haga clic en Nombre de la versión actual .
- El historial de versiones puede retroceder un valor infinito. Sin embargo, Sheets optimiza el espacio de Google Drive al fusionar versiones anteriores. También puede eliminar algunos cambios anteriores si el almacenamiento está casi lleno.
- Si no puede ver el Historial de versiones, probablemente se deba a que no tiene el permiso requerido o incluso a que está completamente bloqueado. Deberá pedirle al propietario de la hoja de cálculo que cambie su permiso a "puede editar" en lugar de "puede ver".
- La persona que posee el archivo en su cuenta puede acceder al historial de versiones. Si está utilizando las funciones para compartir en Hojas de cálculo de Google, solo las personas que pueden ver el historial de versiones son personas con privilegios de propietario o editor.
