Ya sea que sea un gerente, tenga un papel principal en su empresa o esté trabajando en un proyecto, es probable que necesite facilitar las reuniones del equipo. Una gran ventaja aquí es que puede organizar su propia reunión como mejor le parezca.
Sin embargo, existen algunas grandes diferencias entre las reuniones presenciales y remotas, que pueden hacer o deshacer su eficacia. Aquí analizamos algunas dificultades para facilitar reuniones de equipo remotas y cómo puede superarlas para ejecutar una de manera efectiva.
Pros y contras de facilitar reuniones de forma remota
- Fácil acceso a los materiales digitales que necesita compartir.
- Posibilidad de grabar sesiones .
- No se requieren consideraciones de tiempo para viajar.
- Sin dificultades para reservar salas para reuniones.
- Puede reunirse con colegas y partes interesadas externas de todo el mundo.
- Problemas técnicos con audio y video.
- Fatiga por videoconferencia .
- La comunicación tiene problemas cuando hay muchos asistentes.
- Retraso o falta de respuesta del equipo debido al retraso visual y auditivo normal.
- Interrupción de las señales visuales y el lenguaje corporal.
Tener un plan para cualquier reunión de equipo es imprescindible, independientemente de cómo se entregue. Una agenda es simplemente un resumen estructurado de lo que se debe discutir. Por lo general, estos se comparten con los asistentes antes de la sesión. Esto puede ser por correo electrónico o con aplicaciones como Google Workspace, puede incluir la agenda en su invitación de calendario .
Pero, para llevar a cabo una reunión remota efectiva, debe evitar enumerar actualizaciones y recordatorios para todos. En cambio, su agenda debe ser atractiva y generar debate. Aquí hay algunas ideas:
- Tómese un tiempo para un registro de equipo que no esté relacionado con el trabajo.
- Comience con un tema de discusión abierto sobre el que sepa que su equipo tendrá opiniones.
- Solo incluye puntos que quieras que la gente comente.
- Mantenga la agenda corta (las personas solo pueden concentrarse durante un tiempo finito).
No es necesario que haga todo esto cada vez, pero definitivamente fomentará una conversación orgánica cuanto más lo haga.
2. Utilice salas de descanso
Por lo general, las reuniones de equipo generalmente se centran en una agenda específica y se enfocan en reunir al equipo como un todo. Sin embargo, es refrescante romper estas tradiciones a veces y probar algo nuevo.
Zoom, Microsoft Teams y Google Meet tienen la capacidad de crear salas de reuniones. Estas son mini salas de reuniones dentro de una reunión, para que su equipo pueda discutir cosas en grupos más pequeños.
Esto es útil si tiene un equipo más grande o se reúne con varios equipos a la vez. También resuelve el problema mencionado anteriormente sobre las dificultades de comunicación de los colegas cuando hay muchos asistentes.
Las salas de reuniones no siempre son adecuadas, por ejemplo, si tiene menos miembros en el equipo. También debe asegurarse de que cualquier discusión que se lleve a cabo sea necesaria, y no solo para llenar el tiempo. Una vez que todos hayan regresado a la sala de reuniones principal, puede solicitar comentarios sobre las discusiones de sus colegas. Esto es para que pueda recopilar los puntos principales y llevarlos adelante.
3. Presentar información usando Compartir pantalla
Una dificultad para compartir información de forma remota es que a veces las personas simplemente no entienden lo que estás diciendo. Por lo tanto, en lugar de simplemente decirle a su equipo qué hacer, ¿por qué no mostrárselo? Hay numerosos beneficios de compartir su pantalla en aplicaciones de videoconferencia, que incluyen:
- Proporciona una imagen a su equipo.
- Cuentas para diferentes estilos de aprendizaje .
- Da a su equipo la oportunidad de observar los procesos.
- Agrega una capa adicional de información, más allá de una explicación auditiva.
No obstante, esto no significa que solo deba compartir su agenda en la pantalla, ya que es poco probable que capte la atención de su equipo. En su lugar, considere qué elementos de la agenda necesitan una explicación más detallada o necesitan evidencia que los acompañe. Algunos ejemplos podrían ser:
- Si ha descubierto que su personal no está haciendo una tarea correctamente, muéstreles cómo seguir un proceso específico.
- Presentación de datos e investigaciones.
- Oportunidades de entrenamiento.
4. Cuándo organizar una reunión vs. enviar un correo electrónico
Se han realizado numerosos estudios que concluyen que el exceso de reuniones perjudica la productividad, el bienestar y la motivación del personal. ¿Cuántas veces has asistido a una videollamada que podría haber sido solo un correo electrónico?
Cuando organiza una reunión, esencialmente está interrumpiendo el flujo de trabajo y la concentración de su equipo. Por esta razón, debe asegurarse de que el contenido sea necesario. Las videollamadas deben reservarse para discusiones en profundidad, colaboración y fomentar la participación del equipo. El hecho de que las reuniones virtuales sean fáciles de reservar y asistir no significa que deba confiar en ellas.
Aquí hay algunos casos en los que puede optar por alternativas de videoconferencia:
- Solicitar comentarios enviando un Formulario de Google .
- Utilice una aplicación de mensajería o aplicaciones de comunicación asincrónica para actualizaciones de estado del equipo.
- Envíe un correo electrónico con actualizaciones o noticias recientes (que no necesitan discusión).
A veces, sus colegas solo quieren tomarse un descanso de escribir y hablar con la gente en su lugar. Esto definitivamente es algo a considerar, pero no lo desperdicie en reuniones donde todos están en silencio, escuchándolo hablar.
Las reuniones remotas efectivas requieren planificación
Organizar reuniones a través de aplicaciones de videoconferencia requiere una planificación ligeramente diferente en comparación con las cara a cara. Las dificultades surgen principalmente cuando hay una falta de consideración por los asistentes.
Sin embargo, cualquier reunión remota puede ser efectiva con una agenda completa que utilice el tiempo de manera productiva. Esto significa explorar temas de discusión que realmente interesen a todos los involucrados y simplemente ceñirse a lo que se requiere. Con los consejos explorados aquí, tendrá muchas formas prácticas de organizar sus reuniones remotas, manteniéndolas eficientes y relevantes para todos los involucrados.
