Microsoft Office es la suite de productividad de facto del mundo, pero ¿sabía que la mayoría de las personas no necesitan pagar por Microsoft Word y otras aplicaciones? Gracias a Microsoft Office Online, puede acceder a versiones simplificadas de las aplicaciones de Office más populares de forma gratuita.
Para la mayoría de los usuarios, estas versiones reducidas de Office funcionan bien. Veamos algunas de las razones para usar Word Online, Excel Online y otras ofertas gratuitas.
1. Office en línea es gratis
El mayor beneficio de Office Online es que puede usarlo sin pagar. Esta es la forma más fácil de obtener Microsoft Word de forma gratuita y legal.
Tradicionalmente, tenía que pagar por adelantado una copia independiente de la última versión de Office (como Office 2021 u Office 2019), que podía costar $100 o más. Hoy en día, Microsoft quiere que te suscribas a Microsoft 365. Esto es más asequible a aproximadamente $7 por mes, pero la suscripción aún se acumula con el tiempo.
Con Office Online, obtiene acceso a las versiones en línea de Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams y Outlook sin costo alguno. Las aplicaciones menos utilizadas como Microsoft Teams, Forms y Sway también están incluidas en la lista de ofertas de Office Online. Sin embargo, no hay versiones en línea para Access y Publisher.
Para probarlo, inicie sesión en su cuenta de Microsoft en Office.com , luego visite su página de aplicaciones de Office . Aquí verá todo lo que está disponible y puede saltar a cualquier aplicación que desee.
2. Acceda a documentos en cualquier lugar con almacenamiento en la nube
Tener sus archivos guardados solo en una computadora puede causar problemas cuando los necesita en otro dispositivo. Si bien la opción de guardar en la nube está disponible en las versiones de escritorio modernas de Office hoy en día, está habilitada de forma predeterminada y es fácil de usar en Office Online.
Todo el mundo obtiene 5 GB de almacenamiento gratuito en OneDrive con su cuenta de Microsoft, que es suficiente para almacenar documentos personales, hojas de cálculo y presentaciones. Cuando trabaja en Office Online, todos los cambios se guardan en su cuenta de OneDrive sobre la marcha. Esto significa que no perderá horas de progreso si algo falla y no ha guardado manualmente por un tiempo.
Con la aplicación OneDrive en su teléfono, puede acceder fácilmente a sus documentos en cualquier lugar. Y si necesita editarlos en un abrir y cerrar de ojos, simplemente puede iniciar sesión en Office Online en cualquier computadora.
Aún mejor, Office Online es independiente del dispositivo. Puede acceder a él en cualquier dispositivo con un navegador web, incluidas las máquinas Linux y Mac. Las aplicaciones gratuitas de Office para Android y iPhone le permiten acceder a Word, Excel, PowerPoint y más con una funcionalidad similar en dispositivos móviles.
3. Fácil intercambio y colaboración
Mucha gente comparte documentos de escritorio de Office con otras personas por correo electrónico. Si bien esto está bien con moderación, se vuelve engorroso enviar constantemente un documento de un lado a otro. Con Office Online, puede hacer clic fácilmente en Compartir en un archivo para enviar un vínculo a cualquier persona. Este menú te permite elegir si cualquier persona que tenga el enlace puede acceder a él o solo las personas que especifiques. También puede elegir si otros tienen permisos de edición.
Office Online también facilita la colaboración en documentos. Ya sea que desee editar un documento grande juntos o que ambos trabajen en una hoja de cálculo, hacerlo solo requiere que ambas partes tengan el documento abierto. Si bien una función similar está disponible en el escritorio de Office con OneDrive, existen más barreras de entrada cuando se usa la edición de escritorio.
4. Office Online ofrece un flujo de trabajo simplificado
Las versiones en línea de las aplicaciones de Office no tienen tantas funciones como sus contrapartes de escritorio. No incluyen las herramientas más potentes, como el formato avanzado de Word y los gráficos o macros detallados de Excel.
Si bien esto puede hacer que Office Online no sea adecuado para fines profesionales, estas aplicaciones aún son más que capaces para uso personal.
Sin embargo, Office Online que carece de funciones dirigidas a usuarios avanzados puede ser un beneficio para algunos. Es posible que se sienta abrumado por la cantidad de herramientas en la cinta y las opciones para modificar en el escritorio de Office. Si ese es el caso, quizás le encante el enfoque simplificado de Office Online.
Si tiene una computadora vieja con un HDD lento y RAM limitada, Office Online también puede funcionar más rápido para usted. Si bien las aplicaciones de escritorio de Office son bastante voluminosas, la aplicación web no ejerce tanta presión sobre su sistema.
Office Online también ofrece ventajas organizativas. Debido a que mantiene todos sus archivos en OneDrive, no ocuparán espacio de almacenamiento en su máquina (si elige no sincronizarlos).
Almacenar todos los archivos de Office en OneDrive también significa que no se mezclan con todo lo demás en su sistema. Cada aplicación muestra archivos editados y anclados recientemente de su tipo (hojas de cálculo, presentaciones, etc.) para que pueda abrirlos desde allí en lugar de buscar un montón de carpetas.
Finalmente, el uso de Office Online le permite guardar documentos en los formatos de archivo estándar de Office, como DOCX y XLSX. Debido a que mucha gente usa Office, esto es importante para la compatibilidad con otros. Muchas alternativas gratuitas de Microsoft Office no funcionan a la perfección con estos formatos, lo que le da otro punto a Office Online.
5. Office Online recibe actualizaciones de funciones
Si no está interesado en Microsoft 365, puede considerar comprar una versión independiente de Office, como Office 2021. Sin embargo, en general, no recomendamos comprar estas versiones únicas de Office .
Primero, la compañía trae nuevas funciones a Microsoft 365 y, cada pocos años, lanza una nueva versión independiente de Office con las funciones más recientes de los últimos años. Pero estas versiones solo reciben actualizaciones de seguridad; no obtienen nuevas funciones a medida que Microsoft las desarrolla.
Si bien Office Online no recibe todas las funciones nuevas agregadas a Microsoft 365, las versiones web obtienen funciones nuevas con más frecuencia que las versiones independientes de Office. Si las versiones web hacen lo que necesita, ¿por qué no quedarse con ellas de forma gratuita y obtener nuevas funciones, en lugar de encerrarse en una versión de escritorio que no obtiene ninguna funcionalidad nueva?
Cuando Microsoft Office Online no es ideal
Hemos analizado varias razones por las que Office Online es un excelente servicio que debe aprovechar, especialmente en comparación con Office de escritorio. Sin embargo, no es perfecto. Hay algunas situaciones en las que está mejor con otra solución.
Una de las mayores limitaciones de Office Online es su limitada selección de aplicaciones. Si necesita algo más que lo básico, necesitará la versión completa de Office. Las aplicaciones como Access, Visio y Project no tienen versiones web gratuitas.
Después de probar las aplicaciones de Office Online, es posible que también descubras que carecen de una característica que necesitas. No puede usar las versiones web para ejecutar una combinación de correspondencia o ejecutar macros, por ejemplo. Esos requieren Microsoft Office tradicional (consulte algunas formas de obtener una licencia de Office de forma gratuita o elija una licencia de Office barata si necesita actualizar).
Otra seria limitación de Office Online está justo en el nombre: necesita una conexión a Internet para usarlo. Para aquellos que a menudo viajan sin acceso a Internet, Office Online no será lo suficientemente confiable. Si ese es su caso, puede probar una alternativa gratuita de Office; consulte nuestra comparación de LibreOffice y OpenOffice para revisar las dos mejores
¿Tienes que pagar por Microsoft Word? ¡No!
Es una gran noticia que Microsoft Word y otras aplicaciones de Office estén disponibles en línea de forma gratuita, ya que no tiene que pagar por la funcionalidad básica. Si nunca probó Office Online, debe probarlo para ver si funciona para sus necesidades. Podría terminar ahorrando algo de dinero usándolo en lugar de Office normal.
Como probablemente sepa, uno de los mayores competidores de Office Online es la suite Google Docs. Si Office Online no es la opción adecuada, Google Docs podría funcionar mejor para sus necesidades.
