Cómo crear un tablero de solicitudes de proyectos en ClickUp

 

Delegar tareas o pedir ayuda a veces puede hacer que las personas se sientan incómodas. Ya sea por la ansiedad de preguntar de manera incorrecta o por preocuparse por lo que alguien más pueda pensar, es un desafío común en el lugar de trabajo.

Incluso aquellos con experiencia en la entrega de tareas podrían beneficiarse al dedicar menos tiempo a comunicar los detalles. Puede ser agotador realizar un seguimiento de todo lo que ha discutido en correos electrónicos, mensajes y reuniones, especialmente cuando pierde el seguimiento de un archivo adjunto, detalle o pregunta.

En este artículo, lo guiaremos a través de cómo hacer un tablero de solicitud de proyecto en ClickUp que hace que delegar sea rápido y sencillo.

¿Qué columnas incluirá en su tablero de solicitud de proyecto?

Al crear un tablero de solicitud de proyectos en ClickUp, el objetivo es ahorrar tiempo . Querrá dejar en claro a quién le está asignando el proyecto, cuándo le gustaría que lo hicieran y el nivel de prioridad, así como también quién está haciendo la solicitud. Puede hacerlo rápidamente agregando las columnas asignado , fecha de vencimiento , prioridad y creado por a su tablero.

Si se pregunta por qué la columna creado por es importante, es por dos razones. Ayuda a sus compañeros de equipo a saber a quién preguntar si tienen una pregunta. También les permite saber a quién están reportando si tiene varias personas asignando proyectos.

No puede cambiar quién aparece en la columna creado por , por lo que si está creando la tarea en nombre de otra persona, puede anotarlo en la descripción.

Además, puede notar que la columna del asignado tiene un nombre por defecto. Si desea poner a más de una persona en una tarea, puede activar varios asignados. Para hacerlo, haga clic en el icono de su perfil en la esquina inferior izquierda, vaya a Configuración , seleccione ClickApps y active Múltiples asignados en las opciones.

Si desea traer a alguien más al proyecto que no esté trabajando activamente en él, puede agregarlo como observador, o si desea que sus compañeros de equipo reclamen las tareas, simplemente puede dejar la columna en blanco.

Además de las cuatro columnas mencionadas anteriormente, ClickUp ofrece muchas otras que lo ayudarán a comunicar los detalles del proyecto. Por ejemplo, si sus tareas son sensibles al tiempo, puede usar la columna de fecha de creación para mostrar cuánto tiempo ha estado sentado. También puede usar la columna de tiempo estimado para avisar a sus compañeros de equipo sobre cuánto tiempo podría llevar el proyecto.

Para averiguar qué columnas le gustaría usar, tómese un tiempo para pensar en la forma en que su equipo ya entrega las tareas, elija lo que funciona y personalice su tablero para satisfacer sus necesidades.

Cómo configurar un tablero de solicitud de proyectos en ClickUp

El primer paso para crear un tablero de solicitud de proyectos es crear una nueva lista en su espacio de trabajo. Para hacerlo, coloca el cursor sobre el nombre de tu espacio de trabajo en la barra lateral y haz clic en el botón Agregar. Nombre su lista en consecuencia.

A continuación, inserte las columnas que le gustaría usar si aún no están allí. Encontrará una larga lista de ellos cuando seleccione la opción Agregar en la esquina superior derecha de su lista. Tenga en cuenta que menos es más. Si agrega demasiada información a su tablero, puede terminar confundiendo a sus compañeros de trabajo, especialmente a aquellos que son nuevos en el software de gestión de proyectos.

También querrá adoptar un enfoque mínimo con los estados. Para editar sus estados, coloque el cursor sobre Tareas pendientes o cualquier pestaña de estado en su tablero, haga clic en los tres puntos a la derecha y vaya a Administrar estados . Seleccione personalizado y cree los que le gustaría usar para comunicarse con su equipo.

El ejemplo usa to-do , in progress y complete , pero puede ser más creativo si lo desea. Si está utilizando el tablero para reclamar proyectos, es posible que desee utilizar abierto en lugar de pendiente y tener un estado asignado para que usted y los demás sepan que alguien más está en él, incluso si aún no han comenzado a trabajar.

También puede usar opciones como atascado para comunicar que un compañero de equipo necesita ayuda, o en espera para compartir rápidamente que un proyecto no está en progreso ni completo.

Cómo trabajar dentro de un tablero de solicitud de proyecto

La idea detrás del tablero de solicitud de proyectos es limitar la comunicación al delegar tareas. No es que no compartirá detalles o responderá preguntas, pero lo hará todo en un solo lugar, para que usted y su equipo sepan dónde encontrar la información.

Los detalles en las columnas dan al asignado una visión general rápida de las expectativas del proyecto. Además, puede poner notas detalladas dentro de la tarea haciendo clic en su nombre.

Aquí encontrará un lugar donde puede describir la tarea a su compañero de equipo, adjuntar archivos y comunicarse de un lado a otro en los comentarios.

También puede agregar un observador al proyecto haciendo clic en el símbolo del ojo en la esquina superior derecha. Hacer esto es muy parecido a enviar CC a alguien en un correo electrónico.

Una vez que su compañero de equipo comienza a trabajar en la tarea, cambia el estado a en progreso para mostrar que está en curso y completa cuando termina. ClickUp oculta automáticamente las tareas completadas, pero puede verlas en cualquier momento haciendo clic en mostrar cerrado en la esquina superior derecha

Tenga en cuenta que cualquiera puede asignar proyectos en ClickUp, por lo que su tablero de solicitud de proyectos funcionará en ambos sentidos. De esa manera, si tiene un compañero de trabajo que necesita su ayuda con algo, también puede crear una tarea para usted.

Si trabaja con un equipo grande y encuentra que su tablero de solicitud de proyectos está demasiado ocupado, es posible que desee crear tableros separados para cada departamento. También puede crear tableros de solicitud de proyectos para personas individuales si su empresa tiene muchas tareas o si alguien necesita un poco más de enfoque individual.

Además, si descubre que tiene algunas personas visuales en su equipo, es posible que desee agregar una vista de tablero que use un sistema de tarjetas en lugar de una lista.

Concéntrese con un tablero de solicitud de proyectos

Crear un tablero de solicitudes de proyectos es un proyecto rápido que pueden realizar tanto los principiantes como los usuarios experimentados de ClickUp. Usar uno no solo ayudará a limitar los saltos entre correos electrónicos y mensajes al delegar tareas, sino que también puede reducir la cantidad de tiempo que pasa en reuniones, programadas o no.

Solo asegúrese de explicarle a su equipo cómo funciona, y hágales saber que ellos también pueden solicitar su ayuda o la de los demás cuando la necesiten.