OneDrive es un poderoso servicio en la nube ofrecido por Microsoft. Puede obtener 5 GB de espacio de almacenamiento gratuito o registrarse para obtener una suscripción con 100 GB o 1 TB de espacio.
Pero, ¿sabía que puede hacer mucho más que guardar sus archivos en él? Aquí hay una introducción a las capacidades de OneDrive para que pueda maximizarlas.
1. Descarga la aplicación para sincronizar tus archivos
Si tiene una cuenta de OneDrive, debe descargar la aplicación en sus dispositivos para aprovecharla al máximo. Ya sea que tenga una computadora con Windows o Mac y un dispositivo Android o iOS, puede descargar una aplicación para aprovecharla al máximo.
La característica más importante que ofrece la aplicación OneDrive para computadoras es la sincronización automática. Una vez que lo instale y designe una carpeta en su disco, se sincronizará automáticamente. Mientras esté en línea, todo lo que se encuentra dentro de la carpeta OneDrive se carga en la nube.
Si instala la aplicación OneDrive en su tableta o teléfono inteligente, puede activar Carga de cámara en el menú Configuración . Al hacer esto, se realizará una copia de seguridad de todas las imágenes de su dispositivo móvil en la nube.
Descargar: OneDrive para Mac | ordenador personal | iOS | Android (gratuito, suscripción disponible)
2. Obtener más espacio en su dispositivo
Si se suscribe a la oferta más premium de OneDrive, obtiene 1 TB de almacenamiento en la nube. Dado que algunas computadoras solo vienen con 500 GB de almacenamiento o menos, puede usar OneDrive para ahorrar espacio.
Puede hacerlo ingresando a la carpeta OneDrive y haciendo clic con el botón derecho en los archivos y carpetas que no necesita en su computadora. Elija Liberar espacio en el menú y se cargará en la nube mientras se elimina de su disco.
Todavía puede ver el archivo cargado en su carpeta, pero no ocupa espacio. Si está conectado a Internet, puede abrir el archivo en cualquier momento.
3. Mantener los archivos siempre disponibles
OneDrive también tiene la función Mantener siempre en este dispositivo para los archivos que necesita tener en su computadora todo el tiempo. Esto es especialmente útil si tiene Internet irregular o está usando dos dispositivos para editarlo.
Para asegurarse de que su archivo o carpeta esté disponible, haga clic con el botón derecho en su icono y haga clic en Conservar siempre en este dispositivo . Debe aparecer una marca de verificación al lado. El ícono de estado en el Explorador de archivos también se actualizaría para mostrar un círculo verde con una marca de verificación blanca.
También puede hacer esto en sus dispositivos móviles seleccionando el menú de tres botones debajo del archivo o carpeta que desea configurar. Haga clic en el interruptor junto a la opción Hacer disponible sin conexión .
El interruptor de palanca debe cambiar al color azul. Aparecerá un icono de sincronización azul en los detalles del archivo/carpeta debajo de su icono. Una vez que esté listo, el ícono se volverá gris con una marca de verificación negra.
4. Compartir archivos y carpetas con otros
Una de las características distintivas de los servicios en la nube es la facilidad para compartir archivos. Esto no es diferente con OneDrive.
Para compartir archivos desde su computadora, haga clic con el botón derecho en el archivo o la carpeta que desea compartir y luego seleccione Compartir . Debería aparecer una nueva ventana para cambiar la configuración del enlace, ingrese el destinatario y su mensaje, más un botón Copiar enlace y Más aplicaciones .
Cuando hace clic en el botón de configuración del enlace, puede cambiar sus permisos para compartir. Puede elegir si desea que solo se vea desmarcando la opción Permitir edición . También puede establecer la fecha de caducidad del acceso en la opción Establecer fecha de caducidad . Finalmente, puede proteger su parte agregando una contraseña.
Si desea copiar un enlace de acceso, seleccione el botón Copiar enlace . Por otro lado, si va a compartirlo directamente con una aplicación, elija Más aplicaciones en su lugar.
En los dispositivos móviles, el proceso es similar. Seleccione el menú de tres botones debajo del archivo o carpeta que desea compartir. Elija Compartir en el submenú; luego, puede cambiar las opciones debajo de allí.
5. Encontrar archivos compartidos con usted
Cuando tiene muchos elementos en OneDrive, no es fácil encontrar archivos y carpetas compartidos con usted. Si necesita buscarlos, debe acceder a su cuenta en línea. Inicie sesión en el sitio web de OneDrive Live , luego vaya al menú Compartido.
Una vez dentro, primero verá los archivos que compartió con otros en Compartido por mí . Luego, debajo de eso, verá los archivos a los que tiene acceso bajo los nombres de cada persona que compartió.
También puede ver esto en la aplicación móvil mirando el menú inferior y luego seleccionando Compartido . Verá una lista de perfiles para seleccionar. Seleccione la persona que le interesa y verá todos los archivos que compartió con usted.
6. Historial de versiones
Esta es otra característica que puede resultarle útil. OneDrive toma una instantánea de un archivo cada vez que cambia. Entonces, si realizó un cambio no intencional, puede restaurarlo.
Para hacer esto, haga clic derecho en el archivo que desea restaurar, luego seleccione Historial de versiones . Aparecerá una nueva ventana que muestra todas las versiones guardadas en OneDrive, el tamaño del archivo y el perfil que realizó los cambios.
También puede ver el historial de versiones en OneDrive Live haciendo clic en el menú de tres botones junto al nombre del archivo.
Lamentablemente, esta función no está disponible en dispositivos móviles. Tienes que ir al sitio web o en tu computadora para ver los cambios realizados en tus archivos.
7. Mantener sus archivos seguros
Un beneficio adicional que brinda el Historial de versiones es la seguridad adicional. Debido a que OneDrive mantiene versiones de su archivo cada vez que se realiza un cambio, puede detectar si es el objetivo de un ataque de ransomware.
Si eso sucede, OneDrive enviará un correo electrónico notificando el ataque. Luego lo guiarán a través del proceso de recuperación de sus archivos. Esto incluye la confirmación de ataques, la limpieza de sus dispositivos y la restauración de sus archivos de OneDrive.
8. Integración imbatible
El plan OneDrive de 1 TB está incluido en la suscripción de Microsoft 365. Debido a esta integración, cada archivo de Excel, Powerpoint y Word en su carpeta OneDrive sincroniza automáticamente los cambios que realiza. Ya no tiene que guardar sus archivos manualmente.
Por lo tanto, si su computadora pierde energía inesperadamente o falla, los cambios que realizó se conservan. No tiene que preocuparse por perder su trabajo porque olvidó guardarlo.
9. Compartir su cuenta
Si desea ahorrar dinero, puede compartir una suscripción de Microsoft 365 con seis personas. Esta opción permite que cada usuario acceda a la suite de Microsoft Office, además de 60 minutos de llamadas de Skype. Lo mejor de todo es que cada persona tendría 1 TB de almacenamiento en la nube cada uno.
Con un poco más de un 42 % más de precio que la cuenta personal, obtendrá al menos un 76 % de descuento si divide el costo entre seis usuarios.
Libere el poder de la nube
El almacenamiento en la nube ya es una parte integral de nuestra vida digital. Siempre que esté compartiendo archivos y colaborando, necesita esta herramienta. Entonces, ya sea estudiante o profesional, definitivamente podría usar una cuenta de OneDrive.
Puede registrarse de forma gratuita en el sitio web de Microsoft 365 o ver sus opciones de suscripción en la página Precios y planes de almacenamiento en la nube .
