Microsoft Word es el programa estándar de la industria para crear documentos de Microsoft Office, que van desde trabajos de investigación hasta informes profesionales.
Pero a veces, tiene datos en otro programa al que necesita hacer referencia; puede ser en Microsoft Excel, un PDF u otro documento de Word. Saber cómo importar esos datos puede ahorrarle mucho tiempo.
Este artículo cubrirá varios métodos para importar datos a documentos de Microsoft Word. Algunos métodos son útiles para informes, mientras que otros son útiles para cartas modelo y proyectos similares.
1. Importar una tabla desde Microsoft Excel
Dado que Microsoft Excel es el recurso más versátil para importar datos, comenzaremos con eso.
Formatear tablas en Microsoft Word es terrible. Es por eso que existe Microsoft Excel, ¿verdad? Afortunadamente, Microsoft tuvo la previsión de permitirle incluir tablas directamente desde Excel en su documento de Word, para que pueda hacer todo el formato en Excel, donde es mucho más fácil. Para importar datos de Excel a Word, siga los pasos a continuación:
- Comience abriendo su archivo de Excel y seleccionando las celdas que desea copiar.
- Ahora, haga clic derecho en las celdas seleccionadas y seleccione Copiar en el menú contextual.
- Abra el documento de Microsoft Word en el que desea importar el contenido.
- Ahora, ve a Inicio > Pegar > Pegado especial.
- Además, seleccione la opción Pegar enlace y cambie el tipo a Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel .
- Finalmente, presione el botón Aceptar .
- Ahora verá las celdas que seleccionó directamente en su documento de Microsoft Word. Y debido a que seleccionó Pegar enlace en lugar de Pegar , esas celdas se actualizarán automáticamente cada vez que realice cambios en su hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Entonces, si no va a necesitar actualizaciones, si está imprimiendo o va a enviar el archivo por correo electrónico a otra persona y necesita mostrar los datos correctos, por ejemplo, puede usar Pegar . Esta es una función bastante útil si desea transferir fácilmente datos de Excel a Word automáticamente.
2. Importar una sola celda desde Microsoft Excel
Afortunadamente, también puede usar el mismo método que el anterior para celdas individuales.
Sin embargo, en este caso, en lugar de seleccionar Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel , debe seleccionar Texto sin formato ; es por eso que el número viene con el mismo formato que el resto del documento de Microsoft Word.
Todavía se actualiza de la misma manera, pero no tiene que tratar de colocar el cuadro de texto en el lugar correcto.
Puede usar el mismo método para formatear una tabla completa en su documento de Word. Si esto no funciona, o si necesita un comportamiento más complicado de su celda única, puede intentar usar Visual Basic para integrar datos de Excel en su documento de Word.
3. Importar un gráfico o cuadro desde Microsoft Excel
Al igual que importar una tabla, puede ser muy conveniente importar un gráfico o cuadro de Microsoft Excel a Word para que se actualice automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo de Excel.
Esto podría ser especialmente útil si tiene que crear informes periódicos que incluyan gráficos . Afortunadamente, Microsoft ha hecho que este proceso sea extremadamente fácil: simplemente copie y pegue el gráfico de Microsoft Excel en Word.
También puede hacer clic y arrastrar el gráfico desde Microsoft Excel a Word para incrustarlo en el archivo. De cualquier forma que elija, el gráfico ahora se actualizará automáticamente cada vez que realice cambios en la hoja de cálculo original.
4. Combinar correspondencia desde Microsoft Excel
La combinación de correspondencia le permite generar rápida y fácilmente varias cartas idénticas, cada una con su propio diseño, formato y texto. Cuando envía una combinación de correspondencia, Microsoft Word conecta su archivo de Excel a su documento.
Sin embargo, antes de comenzar la combinación, asegúrese de que su archivo de Excel tenga todos los nombres y apellidos, saludos, códigos postales y direcciones que desea incluir en su documento.
Si es un novato, debe leer nuestro artículo sobre cómo combinar correspondencia en Word para obtener una visión más profunda del tema. Puede tomar un tiempo acostumbrarse a usar la combinación de correspondencia, pero una vez que lo haga, será una de las herramientas más útiles en su arsenal de Office.
5. Importación de archivos PDF
Para archivos PDF basados en texto, este método no es muy útil. Pero si hay imágenes en el archivo, es mucho más fácil que tener que copiar y pegar o encontrar una manera de convertir el PDF en un archivo de imagen, para que pueda insertarlas en su documento de Microsoft Word.
Siga estos sencillos pasos para agregar un PDF a Word:
- Abra el documento de Word donde desea agregar el archivo PDF y haga clic en el botón Insertar> Objeto .
- Ahora, en la ventana del objeto, seleccione Crear desde archivo .
- Haga clic en el botón Examinar y navegue hasta el PDF que desea incluir
- Después de localizarlo, seleccione el archivo y haga clic en Insertar.
- Finalmente, haga clic en Aceptar .
Para aprender a insertar un PDF en Word conservando la capacidad de editarlo, haga clic en Insertar > la flecha junto a Objeto > Texto de archivo . Esto le indica a Word que cree una versión PDF editable del documento y la coloque en él.
6. Importación automática de texto de otros documentos de Word
Si necesita escribir lo mismo de forma regular, puede ahorrar tiempo colocándolo en un documento de Microsoft Word y simplemente haciendo referencia a él desde otro documento.
Supongamos que tiene un montón de cartas modelo que debe enviar y que deben incluir su nombre y la empresa para la que trabaja, pero su empleador cambia regularmente.
No desea cambiar cada letra cada vez que obtiene un nuevo contrato, por lo que puede almacenar su firma en un documento y actualizar todos los demás cada vez que realiza un cambio.
Pasar por un ejemplo ayudará a aclarar esto. Aquí hay un documento de "texto actualizable" que hemos guardado:
Suponga que desea incluir ambas cosas, una firma e información de contacto, en cada una de las cartas. Para hacer esto, tienes que crear un marcador para cada uno.
Siga estos pasos secuencialmente para crear un marcador e importar texto automáticamente con facilidad.
- Cree un documento de Word e ingrese el texto que necesita la mayor parte del tiempo.
- Para crear un marcador, resalte el texto que desea vincular a otros documentos, luego haga clic en Insertar > Marcador en la cinta.
Ahora, escriba el nombre de su favorito y haga clic en Agregar
- Ahora, guarde el archivo y tome nota de la ruta completa a donde se guardó. Por ejemplo, hemos guardado nuestro archivo en el escritorio, por lo que la ruta es C:\Users\HIMAN\Desktop\ Signoff.docx .
- Para insertar su texto guardado, vaya a otro documento de Microsoft Word y presione Insertar > Campo . Seleccione Incluir texto en el menú Nombres de campo .
- Ahora, en el cuadro de texto Nombre de archivo o URL , escriba la ruta donde guardó su archivo anterior.
Finalmente, presione Aceptar y verá el texto insertado en su documento.
Esto puede parecer mucho trabajo, pero si tiene que escribir las mismas cosas regularmente, podría ahorrarle una gran cantidad de tiempo a largo plazo.
Se necesita algo de tiempo de configuración en la parte delantera, pero verá la conveniencia de este sistema de inmediato.
7. Importar texto desde un archivo de texto o documento de Microsoft Word
Si desea obtener texto de un archivo de texto o documento de Word sin tener que abrirlo, lo respaldamos. Es extremadamente simple hacerlo con solo uno o dos clics. Siga estos pasos para importar solo texto de un archivo de texto o documento de Word:
- Abra el archivo de Word donde desea importar todo el texto.
- Ahora, haga clic en Insertar > Objeto > Texto de archivo .
- Elija el archivo del que desea extraer el texto y ábralo en Word. Si no puede ver ningún otro tipo de archivo, simplemente cambie el tipo de archivo a Todos los archivos.
- Finalmente, haga clic en Insertar .
Como beneficio adicional, si también desea agregar el encabezado y el pie de página, asegúrese de colocar el contenido del archivo en una sección separada. Esto asegurará que el encabezado y el pie de página solo se apliquen a las páginas que los necesitan.
8. Importar texto desde una página web
Si desea mantener una copia actualizada de una página web en un documento de Microsoft Word, también puede hacerlo. Para este tutorial, usaremos un convertidor de HTML a DOC en línea para que sea mucho más simple para los novatos.
Siga estos sencillos pasos para importar texto desde una página web:
- Visite la página web que desea importar y guárdela como un archivo HTML. Si no eres un geek, puedes consultar nuestra guía para aprender a guardar cualquier página web como un archivo HTML usando tu navegador web.
- Ve a convertio.co y sube el archivo que acabas de guardar.
- Luego, haga clic en el botón Convertir
- Descarga el archivo convertido y ábrelo.
Puede que tengas que experimentar un poco, pero podría ser una herramienta muy útil. Con suerte, este método te ha dado lo que querías. Por el momento, no hay muchas buenas herramientas para esto porque la gente no lo hace muy a menudo.
Importe datos fácilmente a Microsoft Word
Hemos cubierto una variedad de diferentes tipos de archivos que puede importar a Microsoft Word aquí, pero es probable que haya opciones adicionales disponibles. Estas nuevas habilidades pueden ser un poco difíciles de aprender al principio, pero seguramente valdrán la pena a largo plazo.
Además de eso, hay muchos consejos de escritura esenciales que puede seguir en la mayoría de Microsoft Word.
