Está claro que en el mundo en el que vivimos, el tiempo no es algo que sobre precisamente. Estamos en una sociedad que nos obliga a seguir un ritmo en muchos casos frenético, por lo que, si encontramos algo que nos pueda ayudar en nuestro día a día, siempre será de agradecer por poco que sea. Pues bien, hoy os vamos a contar cómo responder a los correos electrónicos que recibimos en Gmail con respuestas predeterminadas creadas por nosotros.
El servicio de correo de Google está muy bien construido para ayudar al usuario en muchos sentidos y en el tema de responder correos lo tiene todo bastante bien implementado. No solo se pueden crear respuestas predeterminadas, sino que también tienen lo que se llama respuestas inteligentes.
¿Qué son las respuestas inteligentes?
Este servicio que proporciona Gmail se trata de respuestas que el sistema crea y se encarga de mostrarnos en base al contenido del mensaje escrito en un correo electrónico. Esta característica resulta muy útil y práctica, puesto que podremos responder a un email de manera muy rápida.
Es un sistema muy veloz para contestar los emails que nos lleguen, ya que, con solo dar un toque en la pantalla del móvil, ya podremos enviar la respuesta que hayamos considerado como la más adecuada.
Para funcionar correctamente, este sistema de Gmail analiza el texto que hemos recibido en el email y a partir de ahí crea tres respuestas para que podamos contestar a dicho correo sin tener que escribir nada. Estas opciones aparecen en la parte de abajo en color azul.
Este sistema va evolucionando a medida que lo vamos usando, aprendiendo de cuáles son las opciones que más utilizamos y así acercarse lo máximo posible a nuestras expresiones y formas de contestar los mensajes.
Respuestas predeterminadas en Gmail
Aunque las respuestas inteligentes son muy interesantes, no debemos confundirlas con las respuestas predeterminadas que son de lo que vamos a hablar ahora.
Podemos decir que, en el momento en el que las respuestas inteligentes no son válidas para contestar un tipo de emails, es cuando entran en juego las predeterminadas o redefinidas.
Este tipo de respuestas son ideales para contestar a los mensajes que recibimos a diario y que debemos responder de la misma manera. Es decir, son una especie de plantillas o mensajes estándar que nosotros mismos hemos creado y con los que contestaremos de forma rápida a uno o varios correos, sin necesidad de escribir.
La parte positiva es que previamente los hemos escrito nosotros y no dependemos de que el sistema «acierte» en su respuesta como ocurría en las respuestas inteligentes.
Crear respuestas predeterminadas
Para crear nuestras propias respuestas predeterminadas en Gmail lo primero que vamos a tener que hacer es entrar en nuestra cuenta desde el navegador.
- Una vez dentro vamos a entrar en Configuración pulsando en el icono de la rueda dentada.
- Ahora nos vamos a Configuración avanzada.
- Debemos ir desplazándonos hacia abajo hasta que encontremos la opción Respuestas predeterminadas (plantillas).
- Lo que debemos hacer ahora es marcar la Habilitar.
Con esto conseguimos que Gmail nos permita crear plantillas de respuestas guardando aquellos mensajes que escribamos gracias a un botón que hay en la barra de herramientas de la ventana de redacción donde escribimos los mensajes nuevos. De todas maneras, también podemos utilizar respuestas predeterminadas mediante filtros o plantillas ya creadas por el propio programa.
Para crear una nueva respuesta predeterminada debemos realizar los siguientes pasos:
- Pulsamos en el botón de redactar un nuevo mensaje.
- Escribimos el asunto y el propio cuerpo del mensaje.
- Una vez hecho esto, debemos hacer clic en el botón de menú, que son tres puntos que están situados en la parte inferior derecha.
- Después vamos a Respuestas predeterminadas y seguidamente hacemos clic en Guardar.
- Ahora seleccionamos Nueva respuesta predefinida. Entonces le debemos dar un nombre y pulsar en Aceptar.
Como ya hemos creado una respuesta predeterminada, cada vez que tengamos un correo electrónico y vayamos a responderlo, ya podremos optar por dicha respuesta.
Para eso lo único que debemos hacer, una vez hayamos marcado la opción responder en un mensaje que nos haya llegado, es lo siguiente:
- Hacemos clic en el botón de menú, que como te hemos comentado líneas más arriba son tres puntos situados en la parte inferior derecha.
- Ahora debemos elegir Respuestas predefinidas, al igual que cuando las hemos creado, salvo porque seguidamente debemos pulsar en Insertar.
- Ahora veremos todos los nombres de las respuestas predefinidas que tenemos. Tan solo tenemos que elegir la que mejor se adecue al mensaje que hemos recibido. En ese momento veremos cómo aparece dicha respuesta en el cuerpo del mensaje.
- En ese momento solamente queda dar en Enviar y el mensaje ya estará respondido.
Como habéis podido ver, de esta manera solamente hemos utilizado un par de clics para responder un mensaje, sin necesidad de escribir ni una sola letra.
Responder con filtros
Pero no todo se queda ahí, sino que también podemos utilizar nuestras respuestas predeterminadas para aplicarles filtros de Gmail. De esta manera se automatiza mucho más el sistema de respuestas, por lo que será aún más cómodo.
Podremos asignar una respuesta determinada a mensajes que tengan en su asunto o en el mensaje ciertas palabras que nosotros hemos definido previamente. Esto significa que cuando detecte este tipo de emails, el sistema responderá de manera automática y nosotros no tendremos que hacer nada.
Para conseguir esto solo debemos realizar lo siguiente:
- Seleccionamos un mensaje que cumpla todos los requisitos que estimemos para poder responderlo con alguna de las respuestas predeterminadas que tenemos.
- Entramos en menú y seleccionamos Filtrar mensajes similares.
- Entonces se abrirá una ventana donde crear un filtro. Podremos indicar las palabras que queremos que detecte para responder el mensaje (tanto en el asunto como en el cuerpo). Cuando hayamos terminado de configurarlo pulsamos en Crear filtro.
- Entonces elegimos la opción Enviar respuesta predefinida y seleccionamos en el desplegable la respuesta.
- Lo último que tenemos que hacer es pulsar en Crear Filtro, para que a partir de este momento cada mensaje que nos manden y que cumpla los requisitos que le hemos marcado, lo responda de manera automáticamente.
Cómo habéis podido ver con este sistema es mucho más fácil gestionar la cantidad de correos que no llegan a nuestro Gmail.
